Factures impayés, blog ARC SA

COMMENT RECONNAITRE UN MAUVAIS PAYEUR ?

Les factures (dettes) impayées ont de grandes conséquences sur votre trésorerie et l’activité de votre entreprise. Malgré diverses tentatives, il semble parfois peu probable que les sommes réclamées soient payées. Reconnaissez à temps les signes qui indiquent un potentiel problème de paiement.

UNE ABSENCE DE PAIEMENT N’EST PAS VRAIMENT UNE RAISON DE PANIQUER

La catégorie des mauvais payeurs comprend les payeurs qui, pour cause d’indifférence ou de négligence, attendent toujours le dernier jour de paiement voire même les premiers rappels pour se bouger, vous connaissez certainement ce type de situation n’est-ce pas ? Voilà ! Mais dans ce cas, à quel moment pouvons-nous parler de mauvais payeur ? Dès l’échéance de la facture, de l’emprunt? Après le premier rappel ou seulement après le deuxième ? Et qu’en est-il des sommes qui ne sont intentionnellement pas payées ?  Il s’agit souvent d’une impression personnelle et subjective. Mais pour un paiement qui n’a que quelques jours de retard, parler de mauvais payeur est quelque peu exagéré.

PROFILS TYPES DE MAUVAIS PAYEURS

Les voici :

L’étourdi : s’il ne vous paye pas, c’est tout simplement parce qu’il a oublié ou perdu votre facture, il ne faut pas chercher plus loin. En général, un simple petit rappel suffit à débloquer la situation.

Le débordé : proche de l’étourdi. À ceci près que s’il ne vous a pas réglé votre facture, c’est parce qu’il est surbooké (voire désorganisé). Entre ses innombrables réunions, ses rendez-vous clients à La Défense et ses conf-call au volant de sa voiture, il ne trouve pas une minute pour vous payer. Et entre nous, vous ne faites pas partie de ses priorités.

Le sans-le-sou : son business est au bord de la faillite, il attend le paiement d’un important fournisseur ou le prêt de sa banque, peu importe la cause : il n’a pas les liquidités pour vous payer votre facture.

Le procédurier : typique de la grosse société gangrenée par les procédures administratives. Votre client est ok pour vous payer, mais entre le moment où il donne son accord et le moment où il débloque effectivement le paiement, il peut se dérouler plusieurs mois. Pourquoi ? Parce que votre facture doit être validée par 5 personnes, que le paiement doit à son tour être validé par 3 autres et que le responsable qui déclenche le virement vers votre compte bancaire est en congés pendant 3 semaines et que personne n’est habilité pour le remplacer. Un procédé très lourd que l’on retrouve aussi dans l’administration (et je sais de quoi je parle, croyez-moi !)

Le pointilleux : c’est un perfectionniste, pour ne pas dire un emmerdeur. Si votre facture n’est pas conforme à ses nombreuses exigences, il ne va pas vous payer. Exemple : vous avez adressé votre facture au « Service Comptable de la Société Gros Machin » alors qu’il fallait mentionner : « Comptabilité Fournisseurs de la Société Gros Machin ».

L’opportuniste : pour lui, tous les prétextes sont bons pour ne pas vous payer. Vous lui avez livré votre prestation à 12 h 15 alors qu’elle était prévue pour 12 h 00, vous avez fait signer votre bon de livraison par la réceptionniste alors qu’il fallait faire signer le secrétaire… Bref, des détails sans importance dont le profiteur se servira pour retarder le paiement de votre facture.

L’escroc : c’est le pire, vous l’avez compris. Il n’a aucun motif sérieux pour ne pas vous payer. Son objectif : vous arnaquer, vous voler. Ses atouts : le mensonge, les fausses promesses et plus souvent : le silence radio.

COMPRENDRE POURQUOI VOS CLIENTS NE PAYENT PAS

Chacun de ses clients utilise les armes qu’il a sa disposition pour ne pas vous payer.

Parfois, c’est intentionnel.

Parfois, c’est parce que vous n’avez pas été assez vigilant.

Et bien souvent, c’est par inadvertance.

Comme je le disais plus haut, comprendre pourquoi vos clients ne vous payent pas est la première étape à maîtriser avant de vous lancer dans la chasse aux impayés.

Car si vous ne connaissez pas les motivations de vos clients, les raisons qui les incitent ou les contraignent à ne pas vous payer, vous ne progressez pas et finissez par tourner en rond, à répéter les mêmes erreurs.

Source : Patrick Jaluzot, 11 Mai 2020, Werecoov

Une facture qui demeure impayée n’est pas immédiatement une raison de paniquer mais un homme averti en vaut deux. Cependant, si le paiement ne survient pas, nous sommes prêts à vous accompagner dans le recouvrement de ces dettes de manière rentable et conviviale. Faites-nous parvenir les dossiers des clients qui nécessitent notre expertise et nous serons ravi de vous accompagner.

 

Les relances d'un débiteur par appels téléphoniques

QUELLE PROCEDURE POUR LA RELANCE D’UN DEBITEUR ?

Pour une éventuelle relance d’un débiteur, nous procédons d’abord à une vérification de l’état des créances de vos clients, vous remarquez qu’il existe une ou plusieurs créances en attente de règlement depuis un moment déjà et dont les débiteurs sont silencieux. Les retards de paiement sont nuisibles à la trésorerie des entreprises, surtout dans notre contexte économique très délicat marqué notamment par diverses crises. N’hésitez pas à faire appel à l’Agence de Recouvrement des Créances (ARC S.A) pour relancer vos débiteurs pour les sommes à payer, c’est ce qui est une première étape du recouvrement de créances.

COMMENT FAIRE UNE RELANCE A UN DEBITEUR ?

Une relance vous permettra notamment de savoir s’il s’agit d’un mauvais payeur ou simplement d’un client dans un moment de difficulté; Dans les deux cas il est important de savoir quelle est la situation réelle d’un débiteur car, un impayé peut parfois résulter d’un simple oubli de la part du débiteur. La relance de facture impayée nous permet à la fois de récupérer votre dû et de maintenir vos relations commerciales avec votre client. En conséquence, nous procédons en plusieurs étapes, au cours desquelles nous nous montrons ferme, mais diplomate.

Nous commençons toujours par trouver une solution à l’amiable avec le débiteur. Dans un premier temps en le contactant pour lui rappeler qu’il a dépassé l’échéance de paiement.

QUELLE EST LA PROCEDURE LORSQU’UNE RELANCE N’ABOUTIT PAS ?

Dans un premier temps, il convient d’envoyer une lettre de mise en demeure au débiteur dans laquelle on retrouve, outre les éléments contenus dans la lettre de relance, toutes les démarches entreprises en vue du recouvrement : les détails de toutes les relances effectuées (appels, mails, lettre de relance…), le délai ferme de règlement de la créance. Tout ceci est un préalable nécessaire au recouvrement judiciaire de créances.

Si là encore, votre lettre de mise en demeure reste lettre morte, alors vous devrez obtenir un titre exécutoire, au travers d’une injonction de payer. Vous disposerez ainsi d’un acte juridique permettant à un huissier de procéder à une saisie de la créance auprès du débiteur.

CONTACTER UN RECOUVREUR EXTERNE POUR LA RELANCE D’UN DEBITEUR

Les relances des impayés sont un fardeau pour toutes les entreprises que ce soient TPE, TPI, PME surtout quand elles sont gérées en interne. En effet, quand les relances des impayés n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise et exigent parfois même une création de poste, il est temps de penser à une alternative, dans tous les cas ARC est la solution idoine.

Faire appel à un prestataire de services pour la relance de vos clients et débiteurs est une solution que nous vous proposons à l’Agence de Recouvrement des Créances (ARC S.A).

L’externalisation du recouvrement de vos créances est une décision stratégique pour l’organisation de votre entreprise; Elle comporte en outre de nombreux bénéfices. Elle vous permet de :

  • Vous recentrer sur votre activité : l’action d’un cabinet de recouvrement facilitera et allègera vos démarches administratives. Vous pourrez ainsi gagner du temps et vous rester pleinement concentrés sur votre cœur de métier.
  • Préserver votre relation clients : lorsque l’un des juristes de la société de recouvrement mandatée pour gérer vos factures impayées engage ses actions, il doit ménager la susceptibilité de votre débiteur. Il est le garant de la qualité de la relation commerciale entre le créancier et son client-débiteur.
  • Bénéficier de l’expertise de juristes aux processus de travail éprouvés qui sauront accorder tout le temps et l’attention nécessaire à vos problématiques d’impayés.
  • Augmenter rapidement votre trésorerie: si vous manquez de moyens humains et d’expertise en interne pour gérer avec réactivité un flux soudain et important d’impayés, confiez vos créances à des équipes qui ont l’habitude de mettre en place des processus personnalisés et sur-mesure.
  • Maitriser la gestion de votre poste clients et identifier les points de friction et les leviers d’améliorations sur tout le cycle order-to-cash. Les chargés de recouvrement sauront vous faire remonter les litiges. Ils vous conseilleront également sur les meilleures pratiques pour réduire vos impayés à l’avenir.

En externalisant la relance d’un débiteur, vous pouvez solliciter L’Agence de Recouvrement des Créances (ARC) de façon ponctuelle grâce à une solution souple et ultra flexible en ayant la possibilité d’ajuster les missions selon la charge de travail.

injonction de payer

Qu’est ce qu’une injonction de payer ?

La procédure d’injonction de payer est réglementée par les articles 1 à 18 de l’Acte uniforme OHADA portant organisation des procédures simplifiées de recouvrement et des voies d’exécution. Elle vise à permettre à un créancier d’obtenir rapidement une décision judiciaire condamnant son débiteur au paiement de la créance.

C’est une décision prise par un juge. Le débiteur (celui qui doit payer) et le créancier (celui à qui le débiteur doit de l’argent) n’ont pas besoin de se présenter devant un tribunal. L’injonction de payer est un titre exécutoire, c’est-à-dire qu’elle permet au créancier de faire appel à un huissier pour qu’il saisisse les biens ou une somme d’argent sur le compte du débiteur.

QUELLES SONT LES CONDITIONS PREALABLES ?

Une procédure d’injonction de payer est possible lorsque le montant de la dette est inscrit sur un contrat ou un document fixant l’obligation (facture impayée, bail, emprunt bancaire…).  Elle ne peut pas être utilisée dans le cadre du paiement d’une pension alimentaire ou d’un chèque sans provision. Une créance doit être obligatoirement issue d’un contrat ou d’une obligation statutaire. Il peut s’agir d’une facture ou d’un loyer impayé. Dans les deux cas, il est impératif que le montant de la dette soit clairement mentionné sur le document. Par ailleurs, une créance peut provenir d’un billet d’ordre ou d’une lettre de change. Cette procédure ne se réfère pas non plus au recouvrement des dommages et intérêts.

Prévue initialement pour le recouvrement des créances commerciales, la procédure d’injonction de payer a été par la suite étendue aux créances civiles. L’introduction de la procédure peut se faire si les conditions listées ci-après sont remplies.

Pour introduire la requête, le créancier doit préalablement essayer de résoudre le problème à l’amiable.

  • Les caractéristiques de la créance

La créance doit respecter des caractéristiques bien définies pour que le créancier obtienne l’ordonnance d’injonction de payer. D’abord, elle doit être incontestable et ne contenir aucune condition suspensive. Ensuite, le montant exact de la dette doit être défini explicitement. Enfin, la créance doit être exigible une fois le délai de remboursement atteint. (Article 1 de l’AUPSRVE)

QUELLE EST LA PROCEDURE A SUIVRE ?

La demande en injonction de payer du créancier doit être déposée au greffe de la juridiction compétente par le biais d’une requête en injonction de payer. Pour être recevable, la requête doit contenir un certain nombre de mentions (confère Art 4. AUPSRVE):

  • La désignation et les coordonnées du créancier (personne physique ou morale) ;
  • La désignation et les coordonnées du débiteur (personne physique ou morale) ;
  • L’objet de la demande ;
  • Le montant précis de la somme revendiquée, le décompte des éléments qui la compose ainsi que son fondement ;
  • La date et la signature du créancier.

La requête doit être accompagnée d’éléments justifiant de la légitimité de la demande. Il peut s’agir d’une facture, d’un contrat,  d’un bon de commande ou de tout autre élément pouvant démontrer le défaut de paiement. De plus, la requête doit être accompagnée de l’accusé de réception du courrier de mise en demeure resté infructueux.

Si le juge rejette la demande, les pièces fournies par le créancier lui sont immédiatement restituées. Celui-ci ne dispose alors d’aucun recours.

Si, au contraire, le juge estime la requête justifiée, il établit une « ordonnance portant une injonction de payer » correspondant à la somme qu’il retient. Le créancier doit la transmettre au débiteur, dans un délai de 3 mois.

Si le débiteur ne réagit pas après avoir été signifié, l’huissier de justice dispose à son tour d’un délai d’un mois pour demander au tribunal d’apposer la formule exécutoire afin de lui permettre de procéder à des saisies, ventes forcées, inscriptions d’hypothèques…

Quel est votre avis sur le sujet? nous serions ravis de vous lire!!!

recouvrement

C’EST QUOI LE RECOUVREMENT?

Le « recouvrement » désigne les mesures prises par un créancier pour recouvrer le montant qui lui est dû par le débiteur.  Dans le monde de l’entreprise, le recouvrement de créances est la procédure qu’un prestataire de services ou un fournisseur utilise pour emmener ou contraindre un client à payer une dette.  Si le client ne s’acquitte pas de la dette à l’échéance indiquée sur la facture et que le rappel reste sans réponse, l’entreprise peut déclencher le processus de recouvrement. Ces démarches sont fastidieuses, mais l’entreprise ne doit pas négliger les implications commerciales et comptables de la collecte.

Lorsqu’il s’agit de clients décédés, il faut faire attention à la gravité de la situation. Les solutions amicales profitent à tous et, en tant que commerçant, cette approche douce est toujours dans votre intérêt. Si l’entreprise intente une action en justice, il y aura trois commandes du client en défaut de paiement :

  • Ordres de paiement (injonction de payer)
  • Dispositions provisoires (référé provision)
  • Assignations pour actions majeures (assignation de fond)

NB : ces mesures sont traitées selon les dispositions de l’Acte Uniforme OHADA portant voies d’exécution et procédures simplifiées de recouvrement !

Choisissez l’une de ces trois options, en fonction de la gravité du litige et du litige total. En effet, le coût et la durée de chacune de ces étapes varient grandement.

Phases de recouvrement

 Recouvrement amiable

Tous les retards de paiement ne sont pas le résultat d’une intention malveillante, il est donc préférable que l’entrepreneur s’entende avec le client en cas de doute. Ce que nous faisons chez ARC S.A., c’est d’ailleurs ce type de recouvrement que nous privilégions à ARC S.A.

Par conséquent, il vaut mieux commencer par un avertissement poli que d’allumer le cœur du conflit sans préavis. Les relances par voies de téléphone, rappels polis, le courrier électronique ou le courrier recommandé suffisent généralement. Si un payeur est manifestement malveillant et que le paiement semble gravement menacé, vous pouvez même vous fier à une agence de recouvrement ou même à un tribunal.

Mesures conservatoires du recouvrement

Lorsqu’il y a de quoi suspecter que le mauvais payeur puisse dissimuler ou faire disparaître son patrimoine (des fonds gardés sur ses comptes bancaires par exemple), il ne faut pas hésiter à faire appel à un juge de l’exécution au tribunal de grande instance (TGI).

La mesure conservatoire a pour objectif de faire bloquer par la banque les fonds en jeu, à titre préventif. Dans un second temps, le créditeur doit contacter le Tribunal de Commerce pour leur faire part du litige.

En fonction des preuves apportées et de la validité de la plainte, le juge pourra décider si saisie conservatoire mène à :

  • « Attribution Attachement » = Le montant bloqué par la banque appartient simplement au créancier lésé et est remis.
  • « Vente d’hypothèque » = Vous pouvez saisir les biens du débiteur (meubles, actions, titres divers, etc.) Puis les revendre pour rembourser le créancier.

Il pourrait aussi s’agir des salaires et de la décoration des pensions de vieillesse. Dans tous les cas, le débiteur dispose de 30 jours pour faire appel de la décision.

  • Procédure en référé : Si la créance ne peut pas être clairement contestée par le débiteur, une procédure en référé devant le tribunal de commerce (ou autre juridiction selon les cas) est la solution. Cependant, rien ne garantit que la partie lésée obtiendra le droit exécutoire d’obliger le débiteur à payer la dette.
  • L’injonction de payer : C’est une procédure qui permet d’obtenir un titre de recouvrement irréfutable sans médiation préalable avec le débiteur. Il suffit de prouver l’existence de la facture (facture, commande, etc.) et donc l’existence du contrat entre les deux parties. Contrairement à d’autres solutions, le débiteur ne sera informé de la procédure que lorsqu’il recevra un avis de rappel.
  • référé-provision : tout d’abord, un plaignant ne peut envisager l’option du référé-provision dans le cas où le mauvais payeur est en situation de redressement ou de liquidation judiciaire. Dans un référé-provision, le débiteur est appelé par le juge à se rendre au Tribunal, et une médiation est entamée entre le débiteur et le créancier. La décision est ensuite rendue par le juge au plaignant : si la décision lui est favorable, il doit en informer le débiteur par voie d’huissier. En revanche, si la demande du plaignant est rejetée, il peut décider d’abandonner les poursuites, de faire appel de la décision ou encore d’assigner le client au fond.
  • L’assignation au fond : Le dernier niveau possible. Ici, le demandeur assigne le débiteur au tribunal, et non le juge. Ici, le juge résout le différend en rendant une décision finale ferme appelée « assignation à toutes fins ». Cette décision est irrévocable et met fin au conflit.

Savoir comment mettre en œuvre une procédure de recouvrement de créance impayé est indispensable pour faire valoir ses droits en cas de difficultés. Afin de prévenir le non-paiement d’une facture et éviter d’avoir à engager une procédure judiciaire, n’hésitez pas à nous contacter pour un accompagnement !